Patarimai sėkmingo renginio organizavimui (1 dalis)

audience-868074_640 (1)Jei jūs bent kartą gyvenime buvote organizavę renginį, jūs žinote, kad anaiptol ne viskas vyksta pagal planą ir visame šiame procese neretai tenka susidurti su pačiais įvairiausiais iššūkiais. Ir viena iš labai svarbių taisyklių, kuria reikėtų vadovautis organizuojant renginį – niekuomet išoriškai neparodyti savo emocijų. Trumpiau tariant, iš išorės jūs turėtumėte atrodyti ramūs ir atsipalaidavę. Tačiau iš tikrųjų viskas gali būti priešingai ir jūs viduje galite jaustis pernelyg susijaudinę ir išsibalansavę. Kaip bebūtų, to patirti tikrai nėra būtina – ypač, jei į pagalbą yra pasitelkiami profesionalūs renginių organizavimui skirti patarimai.

Renginio organizavimas nėra lengva užduotis. Tačiau visuomet galima įvardinti ne vieną svarbų patarimą, užtikrinant, kad visas procesas būtų sklandesnis ir sėkmingesnis.

Nustatykite tikslą ir formatą

Iš pirmo žvilgsnio visa tai gali atrodyti elementaru ir savaime suprantama, tačiau šio klausimo sprendimui visuomet turėtų būti skiriamas ypač didelis dėmesys. Turite labai aiškiai suformuluoti savo pagrindinį tikslą. Jūs norite, kad jūsų organizuojamo renginio metu jo dalyviai gautų daug naudingos informacijos ir žinių? O galbūt norite išreikšti nuoširdžią padėką savo verslo partneriams ir/arba klientams? Norite pritraukti papildomas investicijas naujam projektui? Jūsų organizuojamo renginio formatas labai tiesiogiai priklausys nuo atsakymų į pastaruosius klausimus. Be to, tai nulems ir visą koncepciją, renginio trukmę ir laiką, pareigų pasiskirstymą komandoje, renginio vietos išplanavimą, aptarnavimą, garsą ir kt.

Neturėtumėte „užstrigti“ ties tradiciniais formatais. Jūs visuomet galite pritaikyti labai originalius ir išsiskirti padedančius sprendimus. Tai paverstų jūsų renginį ypatingu. Be to, tai padidintų jūsų verslo žinomumą. Ir net jei jūs neturite jokių originalių idėjų, pastarųjų pasisemti visuomet galite pasinaudoti internetu.

Daug dėmesio skirkite planavimui

Jūsų būsimo renginio plane turėtų būti numatyta kiekviena savi užduotis, tarp kurių neabejotinai būtų ir logistika, turinys ir renginio reklama. Turėtumėte iš anksto suformuoti dokumentą, kuris būtų prieinamas kiekvienas renginį organizuojančiam komandos nariui. Tuomet kiekvienas komandos narys galėtų matyti užduotis, kurias reikia atlikti. Be to, tai užtikrintų ir kur kas sklandesnį bei operatyvesnį visų svarbiausių darbų įgyvendinimą. Žinoma, jūsų sudaromame plane kiekvienas darbas turėtų būti numatytas jam tinkamiausioje vietoje. Tai reiškia, kad darbai privalo būti suskirstyti atsižvelgiant į prioritetus. Visuomet renginio organizavimas turi būti pradedamas nuo pačių sudėtingiausių ir svarbiausių darbų. Taip pat labai svarbu, kad jūsų sudaromas planas būtų paremtas ir laiku. Kiekvienam darbui turi būti skirtas tam tikras laiko tarpas. Būtent tokiu būdu jūs galėsite būti tikri, kad renginio dieną viskas bus savo vietose ir jums nereikės patirti didžiulio streso.

Renginio plano sudarymui šiandien galima pasitelkti labai daug įvairių kompiuterinių programų ir aplikacijų. Tam puikiai tiktų tiek „Google templates“, tiek ir „Asana“, „Teamweek“ ar kitos programos. Be to, galima naudoti ir kiekvienam puikiai pažįstamą „Excel“ programą.

Sudarykite biudžetą ir pagalvokite apie nenumatytas išlaidas

Kai turėsite sudarę labai aiškų ir tikslų renginio organizavimui skirtą planą, turėtumėte žvelgdami į jame numatytas užduotis sudaryti ir renginio biudžetą. Taip pat visuomet yra labai naudinga pagalvoti ir apie nenumatytas išlaidas, dalį biudžeto paskiriant būtent joms. Net jei jums pasiseks ir neteks susidurti su nenumatytomis ir didelėmis išlaidomis, toks atsargumas gėdos niekuomet nepadarys. Niekuomet negalime žinoti, kas nutiks renginio metu ar iki renginio datos belikus vos kelioms dienoms. Jei jūs būsite pasiruošę blogiausiam, išvengsite didžiulio streso ir kitų sunkumų. Pavyzdžiui, gali netikėtai pasikeisto oro sąlygos, todėl gali teikti pakeisti renginio vietą. Taip pat gali sugesti techninė įranga ar dėl tam tikrų priežasčių būti sugadinti renginyje turėję būti baldai. Yra begalė situacijų, apie kurias įprastai nėra pagalvojama, tačiau tai padaryti yra būtina. Todėl kuo tiksliau suformuosite savo biudžetą, tuo lengviau jums bus įgyvendinti visus jūsų sudarytame plane numatytus darbus.

„Velnias slypi detalėse“

Jei jūs norite labai maloniai nustebinti savo renginio svečius, turėtumėte pagalvoti apie viską iki pačių smulkiausių detalių – kaip jie užsiregistruos į jūsų organizuojamą renginį, kas pasitiks svečius, kokia muzika gros ir kas rūpinsis muzikinės atmosferos sukūrimu, ar renginyje bus speciali vieta fotografavimuisi, kaip atrodys visa renginio prezentacija, kaip bus apsirengusi jūsų komanda, ką bus galima veikti per renginio pertraukėles, kokie patiekalai ir gėrimai bus patiekiami svečiams, kokios pramogos bus siūlomos renginyje ir kt.

Pavyzdžiui, registracijos metu renginio dalyviams gali būti pasiūla galimybė pažaisti tam tikrus susipažinti padedančius žaidimus ar peržiūrėti informacinę vaizdo medžiagą, kartu susipažįstant ir su būsimo renginio programa bei visa jo eiga. Jūs visuomet turėtumėte stengtis nustebinti savo auditoriją ir viršyti visus jų lūkesčius – net ir tuomet, kai yra kalbama apie pačius elementariausius dalykus. Juk būtent tai ir nulemia sėkmingą renginį.

Patikrinkite renginio vietą ir turėkite planą B

Visuomet turėtumėte asmeniškai patikrinti būsimo renginio vietą. Renginio vietos pasirinkti internetu tikrai neturėtumėte. Nuotraukos ir pateikiama informacija iš tikrųjų gali pasirodyti neatitinkanti tikrosios situacijos. Tai reiškia, kad apsilankę būsimo renginio vietoje, jūs turėtumėte atsižvelgti į daugybę svarbių detalių, pvz., koks yra jos išplanavimas, ar renginio vietoje yra oro kondicionieriai (jei taip, kaip jie veikia), ar renginio patalpose yra tualetas, ar yra atskiros patalpos, kurios skirtos personalui ir kt. Visuomet yra naudinga tokiais veiksniais pasidomėti iš anksto.

Taip pat visuomet yra naudinga turėti ir planą B. Jūs niekuomet negalite žinoti, kas nutiks jūsų pasirinktoje renginio vietoje. Gali nutikti tam tikrų nenumatytų situacijų ar netgi nelaimių, kurios užkirs kelią renginio vedimui pasirinktose patalpose. Todėl jei jūs nenorite susidurti su labai rimtomis problemomis ir renginio nutraukimu, rinkdamiesi renginio vietą, pagalvokite apie keletą vietų ir pabandykite preliminariai suderinti visus svarbiausius klausimus. Tai leis jums išvengti daug nepatogumų ir susidūrus su minėtais sunkumais, akimirksniu įgyvendinti savo numatytą atsarginį planą.