Patarimai sėkmingo vakarėlio organizavimui (2 dalis)

marriage-918864_640Pirmajame straipsnyje apžvelgėme kelis patarimus vakarėlio organizavimui.  Tačiau tai ne viskas, ką galime patarti. Todėl dalinamės dar keliais patarimais geram vakarėliui.

Pasiskirstykite užduotimis

Labai svarbu kiekvieno renginio metu aiškiai paskirstyti užduotis komandos viduje. Tai yra viena iš pačių svarbiausių pirminių užduočių, apie kurią jokiu būdu neturėtų pamiršti nei vieno renginio organizatorius. Jei renginys bus pakankamai didelis ir renginio vietoje bus daug skirtingų zonų, kiekvienai zonai turėtų būti priskirta bent po vieną už ją atsakingą žmogų. Taip pat būtina pagalvoti ir apie tai, kas rūpinsis technine įranga, kas bendraus su spaudos atstovais, kas išspręs maisto tiekimo ir svečių aptarnavimo klausimus ir kt. Jei kiekvienas jūsų komandos narys žinos savo konkrečią pareigybę ir vietą renginio metu, viskas eisis kur kas sklandžiau. Todėl kiekvienam komandos nariui turėtumėte pateikti „paruoštuką“, kuriame būtų nurodyta, kokios yra jo konkrečios pareigos. Be to, turėtų būti nurodyti ir kontaktai, kuriais būtų galima susisiekti, jei staiga tektų susidurti su įvairiais nenumatytais sunkumais.

Savo auditorijai papasakokite apie renginį

Jei norite, kad jūsų renginys būtų sėkmingas, jūs taip pat turėtumėte atlikti ir labai svarbius įžanginius darbus, kurie bus susiję su renginio populiarinimu. Tai reiškia, kad jūs turite iš anksto papasakoti savo tikslinei auditorijai apie būsimą renginį, stengdamiesi juos sudominti ir pritraukti. Renginiai vyksta nuolatos ir jų dabartinėje rinkoje yra daugybė, todėl šiuolaikinis vartotojas įprastai kelia kur kas aukštesnius reikalavimus, todėl tenka dar labiau pasistengti. Žinoma, visa tai turėtų būti daroma į pagalbą pasitelkiant rinkodaros specialistus, kurie galėtų pritaikyti pačius efektyviausius marketingo sprendimus, orientuotus į tikslinę auditoriją, kuriai galėtų būti aktuali jūsų organizuojamo renginio tematika. Be to, labai svarbu sukurti vieną pagrindinę žinutę, kuri būtų komunikuojama visais įmanomais kanalais.

Daug dėmesio skirkite „aptarnavimui“

Turite būti tikri, kad jūsų komanda vadovausis anksčiau jau minėta taisykle, kuomet visos emocijos yra užgniaužiamos ir išoriškai kiekvienas komandos narys spinduliuoja tik teigiamas emocijas. Taip pat labai svarbu, kad kiekvienas komandos narys suprastų, kokia svarba pasižymi tinkamas ir profesionalus renginio dalyvių „aptarnavimas“. Kiekvienas renginio dalyvis turi jaustis komfortiškai. Todėl būkite tikri, kad nei vienam dalyviui nieko netrūksta ir kiekvienas jaučiasi jaukiai. Jei jūs visu tuo tinkamai pasirūpinsite, jūsų renginys neabejotinai bus minimas tik geru žodžiu.

Sukurkite įspūdingą reginį

Nepaisant to, kokia bebūtų jūsų renginio tematika ar koks bebūtų renginio tikslas, jūs visuomet galite pagalvoti ir apie įspūdingo reginio, vainikuojančio visą jūsų organizuojamą renginį, sukūrimą. Ką pasirinksite, priklausys tik nuo jūsų, tačiau visuomet galite pagalvoti ir apie profesionalų fejerverkų šou. Šiandien renginių metu fejerverkai yra labai populiarus sprendimas, kuris renginiui suteikia daugiau gyvasties ir džiugesio. Todėl nemanykite, kad absoliučiai visas jūsų renginys privalo būti labai „rimtas“. Turėtumėte leisti savo renginio dalyviams bent šiek tiek atsipalaiduoti ir atsikvėpti. Tai praturtintų visą jūsų renginį.

Žinoma, fejerverkais turėtų rūpintis profesionalai. Jums tikrai nereikėtų patiems pirkti fejerverkų ir paskirti žmogų, kuris bus atsakingas už jų paleidimą į dangų. Jei norite, kad fejerverkai sukurtų nuostabų reginį, turėtumėte kreiptis į šios srities specialistus, kurie organizuoja fejerverkų šou ir gali pasigirti ne vienu įspūdingu reginiu.

Paskutinis patikrinimas likus parai iki renginio

Turite būti tikri, kad savo būsimo renginio dalyvius esate informavę apie renginio vietą ir laiką. Kiekvienas renginio dalyvis turi žinoti, kaip galės atvykti į renginį. Be to, kiekvienam renginio dalyviui turi būti įteikta ir brošiūra, kurioje būtų nurodyta visa renginio programa ir kita papildoma svarbi informacija. Žinoma, prieš renginį likus vienai parai jūs turėtumėte apsilankyti renginio vietoje ir labai atidžiai įvertinti visą savo didelio ir ilgo darbo rezultatą. Viskas privalo būti paruošta nepriekaištingai.

Paprašykite atsiliepimų

Tikėtina, kad po renginio jūs būsite visiškai išsekę ir pervargę, tačiau tai neturėtų jūsų sutrukdyti paprašyti savo renginio dalyvių atsiliepimų. Tai padėtų jums suprasti, kas jūsų renginyje dalyviams patiko labiausiai, o ką jūs ateityje galėtumėte pakeisti, užtikrinant, kad renginio dalyviai liktų visapusiškai patenkinti. Tam labai puikiai praverčia išankstinis apklausos formų sudarymas ir įteikimas renginio dalyviams. Tuomet renginio vertinimo procesas būtų kur kas sklandesnis ir paprastesnis. Ir net jei jūs neplanuojate naujo renginio, dalyvių atsiliepimai gali jums leisti suprasti ar jūsų triūsas nenuėjo veltui.

Taigi, kad ir kokį renginį jūs organizuosite, būkite optimistiškai nusiteikę ir nebijokite eksperimentuoti, galiausiai pasiekiant didžiulę sėkmę!